2016/10/12
賃貸オフィス総務向け情報

賃貸オフィス「移転のご案内」葉書はどうかく?何を書く?

賃貸オフィス移転をすると、必ずお客様への通知が必要になります。
電話やメールで済ませたり、営業マンが直接ご挨拶に行ったり、会社によって様々ですが、最も利用されているのが「葉書」でも通知です。
メールや電話だけでは、簡略な挨拶という印象を相手に与えてしまいますので、改めて葉書を送ることで、相手からの心象も良くなります。
初めて賃貸オフィス移転をする場合には、移転葉書の書き方を始め、適切な送付時期、宛名、記載必須項目など分からない点が多いかと思いますので、ご紹介させていただきます。

Image title

賃貸オフィス移転の挨拶状はいつ送れば良い?

通常オフィス移転をしてから早くて1ヶ月前から遅くても2週間前に相手に届くように送るのが常識です。
移転をしてからではなく、早めに伝えておく事で業務上の処理や変更などを、滞りなくおこなうことができます。
新しく移転をすると、相手の会社もスムーズに業務をおこなうための準備期間が必要になるため、その配慮として早めの通知が大切なのです。
請求書など前月から送付される場合には、移転直前の通知をしてしまうと大切な書類を旧住所に送られてしまうなどのトラブルにつながります。
早めに葉書を出す際には、必ず「いつから新住所で営業を開始するのか」という旨を必ず記載することがポイントです。

誰宛に送るのが正しいの?

取引先の会社で、複数人とやりとりをしている場合、誰宛にした方が良いのか?代表者宛か担当者宛が良いのか?など、迷ってしまう場合があります。どのようにお送りするのが失礼ないか、ぜひ参考にしてください。

(1)宛名に会社名を記入

1社で複数名の方と、仕事上でのやり取りをしている場合、「株式会社○○ 御中」という宛名でも問題はありません。しかし、宛名が無いため、誰が受け取って良いのかわからず、ダイレクトメールかと勘違いをされてしまう場合もありますので、受取人の名前は入れることをおすすめします。

(2)宛名に回覧要素を入れる

「○○会社 (代表者名)様 経由 御担当者(部署・氏名等は入れても入れなくても可)様」少し書く事項は長くなりますが、宛名にこのように書くことで複数の人にこの葉書を見てもらいやすくなります。少し手間をかけてしまう、ということは懸念されますが、このように書けば、一度代表者の方に目を通してもらうことができ、目的の部門へ回してもらえます。一度で移転についての情報を伝える手段としては効果的です。

(3)同じ相手先でも必要人数分の葉書を送る

同じ会社ですが、代表者、各部署の担当者宛てに人数分葉書を送付するという方法です。大手企業で、各部署が階数をまたぐ場合や、同じフロアでも接点があまりなく遠い部署場合には、この方法は有効だと言えます。しかし、中小企業の場合は、階数をまたぐことも中々ありませんし、情報共有やコミュニケーションも頻繁に取ることができるので、ここまでの気遣いは必要ないかと思います。

必ず書いておきたい項目は?

挨拶状は基本的に「拝啓」からはじまり、時候の挨拶から書き始めるのが一般的です。
書きなれない場合は、秘書の方が使うような、「ビジネスマナー・手紙の書き方」などの本にも詳しく記載されていますので、参考にするのも良いかと思います。
大体が定型分になっていますので、そのまま使うことができます。こちらで記載しているもの以外にもありますので、自社に合う冒頭文を探してお使いください。
そして、冒頭には何のお知らせかが見てすぐに分かるよう「事務所移転のお知らせ」と書くことをおすすめします。

(1)「謹啓」から始まる文書

・謹啓 ○○の候 ますます御清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜り有難く厚く御礼申し上げます。

(2)直接「季語」からはじまる文書

・○○の候 貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

(3)「拝啓」から始まる文書

・拝啓 ○○の候 ますますご清栄のことと心からお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。Image title

まとめ

オフィス移転をしたら必ず書く「葉書」ですが、一番大切なのは「相手に正確に伝えること」と「業務に支障をきたさないこと」です。
移転日が決まったら、移転日の1ヶ月から2週間前には相手側に通知が行くようにし、請求書の送り先や、住所変更などの書類手続きがスムーズになるように配慮しましょう。
普段から葉書を書く機会があまりないため、書き慣れませんがオフィス移転をきっかけに、普段からも「葉書」を出してみてはいかがでしょうか?

最短60秒カンタン無料オフィス探し依頼はこちら

STEP1都道府県を選択

STEP2お探し理由を選択

STEP3移転時期を選択

探してもらう