2017/07/07
オフィス移転の事務処理

オフィス移転が決定したら最初にすべき「スケジュール作成」

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効率よくオフィス移転を行うには、移転スケジュールを組むことが大切です。

ですが、初めてオフィス移転を行う方だと、「いつまでに何をすればいいのか分からない!」と思う方が多いのではないでしょうか。

今回は、スムーズにオフィス移転を行うために必要なことを時期ごとにご紹介します。


移転日の6ヶ月以上前からやること

・オフィス移転計画を立てる

オフィスの移転は計画なしには動けません。移転の目的をはっきりさせて移転先に必要な条件を考えたり、移転担当チームを立ち上げたり、移転日までの作業スケジュールを作成したりする必要があります。

この時期では具体的な作業内容が分からないことが多いので、作業スケジュールは大まかに組みましょう。

・移転先となる物件の情報収集

計画を立てる際に出した移転先の条件に合う物件を探します。条件の合う物件を見つけたら、必ず下見をしましょう。

下見の際には、移転先に必要な条件を満たしているか、交通の便や周辺環境は不便でないか、室内や共用部分は想像通りか、などを確認しましょう。事前にチェックリストを作成して、下見に行く際に持っていくと便利です。

時間に余裕があるときは、できるだけ多くの物件に足を運び、移転先にふさわしい物件を検討してください。

・移転コストの算出

オフィス移転には様々なコストがかかります。引っ越し費用や現オフィスの原状回復費、移転先オフィスの仲介業者に払う仲介手数料のほかにも、不要な什器・家具家電の処分、回線や内装の工事費、移転挨拶状の印刷費など、細かなところで意外とコストがかかっているもの。オフィスの移転先を選ぶときは、算出できるコスト面も考えて比較・検討しましょう。

移転日の6~4ヶ月前にやること

・移転先の物件との賃貸借契約

個人の引っ越しとは異なり、オフィス移転のための賃貸借契約は、入居のための信用調査や必要書類の準備などで、時間がかかることが多いです。オフィスの移転先を決めたら、必要な書類を確認して早めに契約を申し込みましょう。

また、契約の際には重要事項の説明や契約書の提示があります。移転作業中や移転後に想定外の事態が起きて慌ててしまう・・・ということのないように、慎重にチェックしてください。

・現オフィスの解約手続き

移転先の物件との賃貸借契約が済んだら、現オフィスが入居ビルを退去する準備も忘れずに行いましょう。解約の際には、入居ビルの契約書に基づいて、貸主に解約予告を提出する必要があります。解約予告期間に相当する賃料などを支払う場合もあるので、よく確認してください。

・移転後のオフィスレイアウト作成

オフィスを移転しても、業務の効率や働き方が変わらなければ、せっかくの移転作業がムダになってしまいます。現オフィスの問題点を調査・分析し、快適な空間となるようにオフィスレイアウトを作成しましょう。

社員1人あたりのワークスペースや収納、リフレッシュスペースなどを確保するほかにも、業務に適切な照明や色彩も考えて、レイアウトを決めていきます。

うまく考えられない場合は、レイアウト専門業者の力を借りるのも手です。

・専門業者の選定、打ち合わせ

オフィス移転の際には、引っ越し(移転)業者はもちろんのこと、内装工事やネット回線工事の業者、什器・家具家電の販売・配送業者など、様々な専門業者に作業を依頼する必要があります。

自分のオフィス移転に最適な専門業者を選定し、入念に打ち合わせをしましょう。

特に移転業者は、個人の引っ越しにはない備品の搬送などが求められるので、それらの作業を難なくこなせるオフィス移転を専門とする業者を選びましょう。

移転日の3ヶ月前~移転当日までにやること

・印刷物の発注作業、取引先への連絡

移転後に使用する電話番号などが決定したら、取引先へ送る移転案内状や挨拶状、名刺など印刷物の発注をします。特に名刺などは準備していないと業務に支障が出るので、移転後すぐに使用できるように、漏れなく発注します。

移転案内状は、移転の2週間前くらいに取引先に届くように送付します。

・社内での移転ミーティング

効率的なオフィス移転には、社員の協力が不可欠です。備品が適切に配置されない、作業が間に合わないといったトラブルを防ぐためにも、具体的な移転スケジュールと梱包・搬出マニュアルを作成して、全社員に配布、説明しましょう。

スケジュールとマニュアルに沿って、当日までに備品の梱包を進めてください。

・各官庁や機関への届出内容を確認

法務局や税務署などの官庁から、水道局やガス・電気会社といった機関まで、オフィス移転の際には様々な届出をしなくてはなりません。移転作業と並行して行えるように、届出リストを作成しましょう。

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まとめ

オフィスの移転には多くの作業がともないます。

作業漏れによって移転に支障が出ないように、必要な作業をリストアップして、順番を確認し、スケジュールを組み立てる必要があります。

この記事を参考に、自分のオフィスに合わせた移転スケジュールを作成してみてください。

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