2017/07/14
オフィス移転の事務処理

【保存版】オフィス移転時、忘れてはならない事務処理

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どんなに心構えをしていても、オフィス移転はどうしてもドタバタと忙しくなってしまうもの。その忙しさからやるべき事務処理を忘れてしまうと、移転後の仕事に大きく影響してしまいます。

今回はオフィス移転の際に必要な届出や手続き、連絡事項を紹介します。


整理して確実に!各官庁への届出

オフィス移転を行った際に、絶対に必要になるのが各官庁への届出。

必要な書類も多く、さらに期限も限られているので、うっかり忘れてしまうと大変なことに・・・

必要な届出書類を把握し、早めに手続きを済ませましょう。

なお、移転のケースによっては不要となる書類(届出)や、別途必要な書類が出てくるので、よく確認してください。

〇社会保険(年金)事務所:移転後5日以内

・適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

〇公共職業安定所:移転後10日以内

・事業主事業所各種変更届

〇都道府県税事務所:移転後10日以内

・事業開始等申告書

〇労働基準監督署:移転後10日以内。インターネットからの手続きも可

・名称・所在地等変更届

〇法務局:移転後2週間以内。登記申請には3~6万円が必要

・本店移転登記

・支店移転登記

〇税務署:移転後1ヶ月以内

・事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

・給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書

〇消防署:移転後遅滞なく届出

防火管理者選任届

〇警察署:移転後遅滞なく届出

・車庫証明

スムーズな事業開始のために・・・各種手続き

業務を行う上で必要なサービスは、オフィスの住所登録を必須としています。

各種サービスへ住所変更の手続きをしないと、思わぬところで業務が滞ってしまうかもしれません。

手続きに時間がかかるものが多いので、計画的に進めましょう。

〇郵便局

・転居届あるいは転送届

〇銀行

・法人銀行口座の住所変更届

〇電話会社

・新規・移設の申し込み

〇インターネットプロバイダ

・開設・解約の手続き

〇設備・リース会社、消耗品購入先

・登録情報の変更連絡

〇不動産代理店

・会社名義で借りている住宅の情報変更手続き

〇携帯電話会社

・会社名義の携帯電話の情報変更手続き

意外と忘れがち・・・関係者への移転連絡

自分のオフィスに必要な手続きは覚えていても、取引先やお客様への移転連絡は意外と忘れてしまいがちです。

失礼のないように、送り先に合わせた方法で移転の連絡をしましょう。

〇取引先

・ハガキかメールを用いて移転連絡をします。移転後のオフィスの住所を記載するほかに、略地図やオフィスまでのアクセス方法も記載すると、丁寧な印象を与えます。

〇お客様

・ホームページ上やメールマガジンなどで移転をお知らせします。自社メディアを持っている場合は、それを利用して告知しましょう。

「普段、お客様はオフィスにいらっしゃらないのだけど・・・」という方でも、お客様にはオフィスの移転を知ってもらうことが必要です。

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まとめ

オフィスの移転にともなう事務処理は、どれも必要不可欠なものですが、オフィス移転の作業に追われるあまり忘れてしまったり、期限を過ぎてしまったりということが多いものです。

必要な手続きをしっかり確認して、スムーズに行いましょう。

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