2017/08/11
オフィス移転のいろは

オフィス移転は成長戦略につながる?

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オフィス移転は、ただ引っ越しをするだけではありません。それまでのオフィス環境にある課題を解決して、よりよい業績を生むための企業戦略の1つでもあります。

それでは、企業の成長につながるオフィス移転を行うには、何をすればいいのでしょうか?

今回は、賃貸オフィスに移転する場合を想定してご説明します。


最初が肝心!移転の心構え

オフィスを移転することになったら、担当の方はさまざまな準備に取りかかると思います。賃貸物件を探したり、新しいオフィスのレイアウトを作ったり。

でも、その準備もあることをしていなければ、移転の効果が薄くなってしまいます。

それは、「オフィスを移転する理由を明確にすること」です。

なぜ、今のオフィスではだめなのか。今のオフィスにいることで、どんなデメリットがあるのか・・・など、今のオフィスにいることによる問題点をはっきりさせないと、移転先の新しいオフィスに求めるものが分からないまま、移転の準備を進めることになってしまいます。

「賃料が高い」、「面積が狭い、ムダがある」、「近所に飲食店や銀行がない」など、企業によって移転理由は異なります。今のオフィスから移転するべき理由を明確にすることで、移転先のオフィスの条件が見えてきます。

準備の項目別、気をつけるべきポイント

移転理由をはっきりさせたら、それをもとに移転準備にとりかかります。

準備のポイントを3つの作業別にまとめたので、順に見ていきましょう。

物件探し

床面積の広さ、賃料、最寄駅からの距離など、物件の基本的な条件が良いと、それだけでいい物件に見えてしまうもの。しかし、床面積が広くてもデッドスペースがある、古い耐震基準に沿って建てられているなど、デメリットが隠れている場合も多くあります。賃料が安いから、などと安易に決める前に、じっくりと物件を確認しましょう。

特に見落としがちなのが、照明や空調といった電気設備。照明や空調による仕事がしにくいといったケースはもちろん、電気容量が足りなくて必要な機器が設置できない、機器の熱で空調の効果がない・・・といったケースもよくあります。

また、オフィス内の環境ももちろん重要ですが、オフィスの周辺環境も物件探しの大事なポイントです。ランチの選択肢が広がる飲食店やコンビニがあるか、銀行があるかといった周辺施設の確認。女性社員が安心して帰れるような、明るい通勤路のある立地。さらに、同業種のライバル企業が周辺や同じオフィスビル内にいるかどうか。

物件選びの際は、周辺環境まで気を配ることを意識しましょう。

業者選び

新しいオフィスで使う専有スぺースは、基本的に入居者側が内装、設備、インフラなどの工事を行います。各専門会社から数社を選び見積もりをもらい、品質と価格のいい会社にお願いしましょう。追加工事のないように、事前に綿密に打ち合わせを行うことが大事です。さらに、退去するオフィス(今のオフィス)の原状回復工事を同じ会社に依頼することで、割安になることもあるので、よく確認しましょう。

また、専有スペースをビル所有者側の指定業者が工事を行う場合もあります。この場合、工事費が割高になりがちなので、物件を契約する前に必ず確認してください。

家具や什器の新調・廃棄

移転の準備をするにあたって、考えなければならないのが家具や什器の利用。移転先でも使い続けるか廃棄するかで悩むところです。いざ廃棄を決定しても、「使えるのにもったいないな」と感じる方もいるでしょう。

こんな時は、「この家具(什器)は社員のやる気を引き出してくれるか?」という基準で家具や什器を選定してみましょう。オフィスの雰囲気や業種に合う家具や什器は、社員のやる気アップにつながります。機能、デザイン、価格のバランスがとれたものを選びましょう。

そして、処分が必要な家具や什器が出てきたら、リサイクルショップに買い取ってもらいましょう。豊富な実績があり、大量処分や出張査定に対応してくれる業者を選ぶのがベストです。

もちろん、使えなくなってしまった家具や什器は、自治体の規定などにしたがって正しく廃棄処分してください。

業績に直結!オフィスのレイアウト

移転先のオフィスで仕事をスムーズに行うためにも、レイアウトは重要です。

企業に合ったオフィスのレイアウトは、生産性や社員のやる気を上げるだけでなく、就活性の志望数や企業のブランド力も上げて、結果として業績を向上することにもつながります。

専有スペースに合わせるのではなく、働き方に合わせたオフィスのレイアウトを作ることが、良い環境づくりへの近道です。

オフィスの見た目だけを重視するのではなく、使いやすさも重視してレイアウトを作りましょう。

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まとめ

オフィス移転は企業にとって成長戦略そのものですが、うまく準備ができないと良い成長にはつながりません。

今回紹介したポイントを押さえて、企業の成長・発展につながるオフィス移転をしてください。

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