2018/04/09
賃貸オフィス総務向け情報

【オフィス移転時のお知らせはどうする?】おさえておきたいオフィス移転時の案内やメールの送り方

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オフィスを移転した際は、取引先や関係者に移転したことを案内します。

どのように案内したらよいのか、いまひとつわからないこともあると思います。

今回は、そんな疑問を解決するために、オフィス移転の案内方法を紹介します。


【オフィス移転時のお知らせ①】案内の形式

オフィス移転の案内には4つの形式があります。

それぞれの特徴を捉えて、適切に案内を行いましょう。


ハガキ

ハガキに関しては、最も一般的な方法であるといわれています。

ハガキが広く普及してから、日本のビジネスマナーとして用いられています。


メール

ハガキと比較すると、さほどコストがかからずに案内することができるため、メールによって移転の案内を行う企業も多いです。

ただし、企業によっては、ビジネスマナーに基づいた企業もあるので、メールでなくハガキの方がよい場合もあります。


FAX

FAXを用いた案内は、主に実務を担当する相手に送るのに適しています。

2017年度のオフィスでのFAX使用率は98%で、多くのオフィスで利用されています。

そのため、基本的にハガキやメールのどちらを使うかに関わらず、FAXも送っておいた方が、失礼がありません。


電話

ハガキやメール、FAXのほかにも電話で案内することもできます。

電話での案内はあくまで、上記3つのフォローのような扱いをすることが多くみられます。

電話のみでの案内は避けましょう。


【オフィス移転時のお知らせ②】案内やメールの送り方

ハガキ・メール・FAXそれぞれの適切な案内方法をご紹介します。


ハガキの送り方

ハガキをそのまま送ることが多くみられ、より念入りにしたいときは、封筒にいれて送ることもできます。

しかし、複数名とのやり取りをしている場合は、「会社名 御中」という形でも問題ありません。

また、代表者名のあとに担当者の名前をいれることで、担当まで案内が届きやすくなります。

さらに営業所やフロアが分かれている場合は、代表者や各部署の担当者へそれぞれ人数分のハガキを送るという方法もあります。

この方法は、各部署がまとまって配置されていない場合などに活用しましょう。


メールの送り方

メールでの案内は、代表者や担当者、または会社へ送ります。

個人か会社のどちらに送るかによって送信方法が異なります。

個人宛ての場合は名前を記入し、会社宛ての場合は一斉に送信することが望ましいです。


FAXの送り方

FAXによるオフィス移転の案内は、会社全体に送るものとして扱われます。

そのため、宛名に代表者名や担当者名を記載しなくても問題ありません。


【オフィス移転時のお知らせ③】案内やメールを送る際の注意点

それでは、各形式の内容を書く際のマナーや注意点を考えましょう。


ハガキの注意点

ハガキでは、頭語の「拝啓」と結語の「敬具」をはじめと終わりに記載することが一般的です。

頭語の一つである「謹啓」からはじまる場合もあります。

記載できる頭語の種類は多くあるため、気になる方はビジネスマナーに関する本を読むことも良いでしょう。

また、「拝啓」のあとには時候の挨拶を書くことが一般的です。

時候の挨拶の一例は以下です。

  • 1月・・・厳寒の候、初春の候
  • 2月・・・余寒の候
  • 3月・・・早春の候
  • 4月・・・陽春の候、桜花の候
  • 5月・・・新緑の候
  • 6月・・・梅雨の候
  • 7月・・・盛夏の候
  • 8月・・・残暑の候、立秋の候
  • 9月・・・初秋の候
  • 10月・・・秋冷の候、菊花の候
  • 11月・・・晩秋の候
  • 12月・・・初冬の候


というような例が挙げられます。

これらは、ほとんどが定型文として扱われているため、そのまま使うことができます。

また、儀礼的な慣習として、句読点はなるべく使わないようにすることが望ましいです。


メールの注意点

メールでは、季節の挨拶を使用せず、儀礼的な慣習もないため、堅苦しくない印象となります。

案内のはじめに、「平素より格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」などの挨拶を記載しましょう。

これを踏まえて、ビジネスマナーをおさえた失礼のないメールを送ることが大切です。


FAXの注意点

FAXで送る場合は、ハガキとほぼ同様となります。

送り先を記載する必要がないことが、ハガキとの唯一の違いです。


まとめ

オフィス移転の案内はハガキ、メール、FAXそれぞれの送り方や、気を付けなければならないことが異なります。

移転する際には、今回ご紹介したことを参考にしてみてください。

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