2018/06/01
オフィス移転のいろは

【オフィス移転マニュアル】オフィス移転のタスクとチェックリスト【保存版】

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【オフィス移転マニュアル】オフィス移転時のタスク


「オフィス移転前にやらなければいけないこと」、「新オフィスでやらなければいけないこと」両方のタスクが多く、移転直前にやると大変なことばかりです。

やらなければいけないことを把握することにより、作業が円滑に進みます。


まず、社内で行うべき書類に関するタスクを紹介します。


住所記載物の修正


・封筒・レター・その他書類

引っ越したら住所変更の届出を郵便局に届け出る必要があります。

封筒に印字された住所が移転前のままではないか、確認が必要です。


また、いつも持ち歩く名刺の住所も差換えが必要になります。

引っ越しを機に名刺自体を新しくしても良いかもしれません。


・自社HPの文言修正

コーポレートサイトや、採用サイトの住所が間違っていると大変です。

アポイントを取っていたクライアントや、求職者が迷ってしまう原因にもなります。

これを防ぐためにも早めに対応したほうが良いでしょう。


ただ修正するだけではなく、HP上で移転のお知らせなどのアナウンスを入れると親切です。


・送付先リストの作成・案内文章作成及び送付

移転が決定したら、クライアントなどの付き合いのある方や企業に移転の案内を送付しましょう。

案内状が届く日程についてですが、移転の1週間~2週間前が好ましいと言われています。

送付先のリストをまとめ、移転の準備でバタバタする前に行いましょう。


【オフィス移転マニュアル】オフィス移転時のタスクチェックリスト


オフィス移転は何回もすることではないので、段取りなどに手間取ることも多いでしょう。

そんな時にタスクチェックリストを作っておくと便利です。


移転前と移転後のオフィスで行うべきことをまとめ、エクセルなどでまとめるとわかりやすいのでオススメです。

チェックは一度行うだけでは心配です。ダブルチェック方式にすると、より確実に作業が行えるので徹底しましょう。

チェックリストの一例を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。


タスクチェックリスト


タスクチェックリスト


まとめ


オフィスを移転される方は今回のチェックリストを活用し、スムーズなオフィス移転を目指しましょう。

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