この記事では、バーチャルオフィスとは何かについて解説します。
バーチャルオフィスは、住所や電話番号のみをレンタルできる人気のサービスです。
近年では、低コストと手軽さを理由に、起業や副業で利用する人が非常に増えてきました。
ただ、「バーチャルオフィスを利用したいけど、もう少し詳しく知りたい」という方もいるかと思います。
そこで今回は、バーチャルオフィスの仕組みやサービス内容についても徹底的に解説します。
また、メリット・デメリットもご紹介するので、ぜひ最後までお読みください！
バーチャルオフィスとは？(仕組み)
バーチャルオフィスとは、簡単にいうと実際の作業スペースがない架空のオフィスです。
基本的に住所や電話番号のみをレンタルしてくれるサービスで、起業や副業などによく利用されます。
バーチャルオフィスなら、実際のオフィスをレンタルせずに、銀行口座の開設や法人登記なども行えます。
そのため、賃貸オフィスより圧倒的な安さで事業を運営することができるのです。
また、事業を行う上では、郵便物の受け取りや顧客へ住所を伝える必要もあります。
このとき、バーチャルオフィスは郵便物の受け取りから転送にも対応しています。
さらに、自宅住所を公開せずに済むので、安心して事業が運営できるでしょう。
ただし、バーチャルオフィスはあくまでも住所だけのオフィスです。
作業スペースが必要な場合は、レンタルオフィスやシェアオフィスを別途用意しましょう。
バーチャルオフィスの仕組みで利用できるサービス
ここでは、バーチャルオフィスの仕組みで利用できるサービスをご紹介します。
バーチャルオフィスでは、オプションを利用することでさまざまなサービスが受けられます。
ただ、サービスやオプション内容は、バーチャルオフィスによって量や内容も異なります。
そんな中でも、今回は代表的な4つのサービスをピックアップしてみました。
バーチャルオフィスのサービス①：法人登記用住所の利用
バーチャルオフィスの仕組みを利用することで、法人登記用の住所がレンタルできます。
法人化を前提として起業をするなら、法人登記は欠かせません。
法人登記には自宅の住所も登録できますが、思わぬトラブルに遭う可能性もあります。
また、副業のみで法人登記の必要がなくても、バーチャルオフィスの住所を利用すればプライバシーが守られるでしょう。
バーチャルオフィスのサービス②：郵便受取・転送
バーチャルオフィスの仕組みを利用すれば、郵便物の受け取りや転送にも対応してもらえます。
こちらのサービスは、まず顧客や取引先から送られた郵便物を、バーチャルオフィスが一旦代わりに受け取ります。
郵便物が届くとバーチャルオフィスの利用者に、到着したという通知がメールやアプリによって送られます。
その後は、利用者の指定した住所に転送されるという仕組みです。
このとき、バーチャルオフィスによっては、郵便物の取扱いに手数料が発生する場合もあります。
バーチャルオフィスの契約時は、こちらの内容をあらかじめ確認しておきましょう。
バーチャルオフィスのサービス③：会議室の利用
事業を運営していると、顧客や取引先と対面で打ち合わせなどが必要になることもあります。
そんなとき、バーチャルオフィスの仕組みを利用すれば、会議室も利用できます。
また、バーチャルオフィスによっては、シェアオフィスやコワーキングスペースのレンタルをすることも可能です。
ただし、会議室やシェアオフィスの有無、または料金はバーチャルオフィスによって異なります。
サービスを利用したい方は、必ず事前にチェックしておきましょう。
バーチャルオフィスのサービス④：電話番号の貸出し・転送・代行
大抵のバーチャルオフィスは、電話番号のレンタルサービスを行っています。
前述にもありましたが、会社設立には法人登記には住所にくわえ、電話番号の登録も必要です。
このとき、バーチャルオフィスで借りた電話番号は法人登記にも利用できます。
他にも、レンタルした電話番号にかかってきた電話を、指定先に転送したり電話対応を代わりに行ってくれるサービスまであります。
バーチャルオフィスの電話番号を利用すれば、会社の信用を高められるだけでなく、プライバシーの面でも安心です。
バーチャルオフィスの仕組みとレンタルオフィスの違い
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスと混同されやすいので、念のためそれぞれの違いを説明します。
バーチャルオフィスは、あくまでも住所のみを利用する架空のオフィスなので、作業スペースは存在しません。
そのため、仕事に必要なスペースはもちろん、設備や備品の用意が必要です。
一方で、レンタルオフィスの場合、仕事の作業スペースから備品、コピー機などの設備もあらかじめ整っています。
また、ネット環境やデスクなども揃っているので、契約すればすぐに作業が開始できるでしょう。
ただし、月額料金の相場は5万～11万円と、バーチャルオフィスに比べかなり高くなります。
よって、住所と電話番号だけ利用できればよいという方は、バーチャルオフィスのほうが断然経済的といえるでしょう。
バーチャルオフィスの仕組みにある3つのデメリット
バーチャルオフィスは低コストで住所が利用できる本当に便利なサービスです。
しかし、デメリットもいくつかあることも事実です。
上手に活用するためにも、しっかりとチェックしておきましょう。
バーチャルオフィスのデメリット①：信頼面で劣る可能性がある
1つ目のデメリットは、バーチャルオフィスの場合、一般的なオフィスに比べ信頼面で劣る可能性があることです。
なぜなら、バーチャルオフィスは非常に低コストなので、利用する企業は資本や会社の規模が少ないと思われるからです。
こうした会社の資本や規模は、会社の信用に直結します。
よって、一般的なオフィスより信用面で劣る可能性があることは、しっかりと理解しておきましょう。
信用面を少しでもカバーしたい場合は、会社のHPなどに社外向けの事業計画書を掲載しておくことをおすすめします。
バーチャルオフィスのデメリット②：バーチャルオフィスだとバレる可能性もある
バーチャルオフィスは、ネットで検索すると住所が判明してしまう可能性があることもデメリットです。
というのも、バーチャルオフィスでは同じ住所を複数の会社で共有しています。
そのため、住所を検索すると複数の会社が検索画面に表示されるのです。
もし同じ住所の会社が複数あることが顧客や取引先に知られると、バーチャルオフィスということがバレてしまうかもしれません。
一つ目のデメリットでも解説しましたが、バーチャルオフィスは実際のオフィスがないので、相手にバレると不信感を与える可能性があります。
バーチャルオフィスのデメリット③：法人口座の開設が困難な場合もある
バーチャルオフィスは、法人口座の開設が困難になる場合もあります。
理由は、バーチャルオフィスだと銀行からの信用を得ることが難しいからです。
バーチャルオフィスは、低コストで利用しやすい反面、マネーロンダリングなどの犯罪で使われやすいという側面もあります。
その結果、必然的に銀行からの信用も低くなり、審査も厳しくなるのです。
ただ、中にはバーチャルオフィスと提携している銀行もあるので、一度調べてみるとよいでしょう。
バーチャルオフィスの仕組みにある6つのメリット
さて、ここからはバーチャルオフィスの仕組みで得られるメリットをご紹介します。
バーチャルオフィスには、料金が安いことやプライバシーが守れるなどメリットが豊富にあります。
今回は、代表的なメリットを全部で6つご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスのメリット①：経費が削減できる
バーチャルオフィスは、通常の賃貸オフィスに比べ、経費が大幅に削減できることがメリットです。
なぜなら、賃貸オフィスの場合は、敷金・礼金といった初期費用にくわえ家賃や光熱費などの支払いも必要になるからです。
しかし、バーチャルオフィスなら、入会金・保証金・月額利用料金を支払うだけで済んでしまいます。
また、中には入会金や保証金まで不要のバーチャルオフィスまであります。
以上のことから、最小限のコストでオフィスが利用できるのです。
バーチャルオフィスのメリット②：すぐに利用開始できる
バーチャルオフィスの中には、契約から最短翌日から利用できるところもあります。
なので、賃貸オフィスに比べて、すぐに利用開始できることもメリットと言えるでしょう。
通常の賃貸オフィスを利用する場合、まずはオフィスの場所や内見といった物件探しからはじめます。
つづいて、不動産に関わる手続きや、電話の開設といったインフラの整備まで行わなければなりません。
バーチャルオフィスなら、そんな手間もなくネットで申込みから契約までできて、すぐに利用できます。
バーチャルオフィスのメリット③：都会の一等地の住所を利用できる
バーチャルオフィスは、都会の一等地の住所が簡単に利用できることも大きなメリットです。
もし、都会の一等地で賃貸オフィスを利用した場合、月額料金相場は1人用でも6万～11万円です。
会社の住所を都会の一等地にすれば、信用面も高まり法人口座の開設の面でも有利です。
ただ、これから起業しようとした場合、毎月賃貸料だけで6万円以上かかるのは、かなり大きな負担でしょう。
しかし、格安バーチャルオフィスなら、都会の一等地でも月額5,000程度と非常に安価です。
これなら、起業だけでなく副業でも気軽に利用できるでしょう。
バーチャルオフィスのメリット④：プライバシーを守れる
バーチャルオフィスには、プライバシーが守れるというメリットもあります。
個人事業主や副業でネットショップなどを運営している人には、自宅をオフィスにしているケースも多く見られます。
ただ、自宅の住所や電話番号をネットで公開してしまうと、個人情報が流出して嫌がらせなどの被害にあう可能性もあります。
しかし、バーチャルオフィスの住所や電話番号を利用すれば、そんなリスクが発生することも一切ないでしょう。
バーチャルオフィスのメリット⑤：法人登記ができる
バーチャルオフィスで借りた住所は、法人登記に利用できることも大きなメリットです。
会社を設立するためには、まず法人登記が必要不可欠です。
しかし、人によっては自宅の住所を本店所在地として登録できない、またはしたくないという場合もあるでしょう。
また、個人情報が公になるのは、プライバシーの面からも危険を伴います。
このとき、バーチャルオフィスの住所なら、法人登記も簡単にできてプライバシーも保護できます。
以上のことから、バーチャルオフィスで法人登記できることは、とても魅力的と言えるでしょう。
バーチャルオフィスのメリット⑥：費用が経費として計上できる
バーチャルオフィスのメリットは、費用が経費として計上できることです。
というのも、通常の賃貸オフィスの場合、支払った費用をすべて経費として計上できないからです。
たとえば、机やコピー機といった設備は減価償却の手続きが必要で、敷金なども経理上「投資その他の資産」として扱われます。
一方で、バーチャルオフィスなら、初期費用から月額料金をすべて「支払手数料」というかたちで計上できるのです。
バーチャルオフィスの仕組みを利用する目的
この章では、バーチャルオフィスを利用する目的を3つご紹介します。
利用目的を知ることで、ぜひ今後の参考にしてみてください。
バーチャルオフィスの利用目的①：起業・独立
バーチャルオフィスを利用する方の多くは、企業や独立を目的としています。
起業当初は、多額の資金を必要とします。
ただ、オフィスへの投資は利益に直結しないので、誰もができるだけ少なくしたいと考えるのです。
また、賃貸オフィスを利用するには、物件探しから机やコピー機などの設備の準備、電話などのインフラ整備にも手間がかかります。
そういった労力を減らす意味でも、多くの人がバーチャルオフィスを起業の目的で利用しています。
バーチャルオフィスの利用目的②：副業
賃上げの見込みがない昨今、週末に副業をはじめる人が非常に増えています。
そんな中、バーチャルオフィスは副業目的でもよく利用されます。
また、副業の中でも多いのが通販やマッチングサイトといったネットを利用したビジネスです。
いずれにしても、重要なポイントはいかにコストを少なく抑えるかです。
格安バーチャルオフィスなら、月額数千円程度で済んでしまいます。
なので、副業目的としても非常に人気があるのです。
バーチャルオフィスの利用目的③：会社の支店・出張所
バーチャルオフィスは、会社の支店や出張所としてもよく利用されます。
事業が軌道に乗り始めると、ゆくゆくは会社の規模を拡大しようと考える人もいるでしょう。
そこで必要になるものが、拠点の拡大です。
しかし、成功する保証もないのに、高額な賃貸オフィスを利用するのは賢明ではありません。
そんなときに重宝されるものが、低コストで利用できるバーチャルオフィスなのです。
バーチャルオフィスなら、事務所に必要な最低限の運営機能が、極めて少ない資金で得られます。
バーチャルオフィスの仕組みが向いている業種
ここからは、バーチャルオフィスの仕組みが向いていている業種をご紹介します。
バーチャルオフィスはIT関連やコンサル業など、あらゆる業種に適したサービスです。
今回は具体的な事例を全部で6つピックアップしてみました。
バーチャルオフィスが向いている業種①：IT関連
バーチャルオフィスの仕組みが向いている、1つ目の業種はIT関連です。
IT関連には、WEBデザイナーやシステムエンジニアなど多くの職業があります。
ただ、いずれの職業もネット環境さえあれば、どこにいても作業可能です。
自宅やカフェ、コワーキングエリアでも全く問題ないので、バーチャルオフィスとの相性はバツグンです。
バーチャルオフィスが向いている業種②：クリエイティブ系の業界
クリエイティブ系の業界も、バーチャルオフィスにはおすすめです。
クリエイティブ系の職業としては、動画編集や音楽編集、服飾デザインなどがあります。
自宅を作業場としつつ、バーチャルオフィスを事業拠点にすれば、個人情報が漏れる心配もありません。
こちらの業種も、ネット環境が整っていれば場所を問わずに仕事ができるでしょう。
バーチャルオフィスが向いている業種③：ネットショップ
バーチャルオフィスは、せどりやメルカリなどネットショップの業種にも向いています。
ネットショップの運営には、「特定商取引法」の都合により原則として、事業者の氏名・住所・連絡先を記載しなければなりません。
しかし、個人情報を公開してしまうと、嫌がらせや思わぬトラブルに巻き込まれるリスクが発生します。
そんなとき、バーチャルオフィスの住所を記載すれば、プライバシーを守りつつ安心してネットショップが運営できます。
バーチャルオフィスが向いている業種④：コンサル業界
バーチャルオフィスが向いている業種には、経営コンサルやWEBコンサルといったコンサル業もあります。
コンサル業は、基本的には自分が客先に出向いて業務を行います。
そのため、オフィスの必要性がそれほどありません。
また、バーチャルオフィスで都会の住所を利用すれば、顧客からの信頼や新規案件も獲得しやすくなるでしょう。
バーチャルオフィスが向いている業種⑤：出張型のビジネス
バーチャルオフィスは、占い師・マッサージ師・ヘアメイクといった出張型のビジネスにも最適です。
というのも、ビジネス用に使用する住所も格安で利用でき、且つ自宅住所と分けることでプライバシーも守られるからです。
また、都会の一等地の住所なら、事業のブランディングイメージもアップします。
以上の理由から、出張型ビジネスの人が個人事業主としてバーチャルオフィスを利用すれば、大きな恩恵を受けられるでしょう。
バーチャルオフィスが向いている業種⑥：教育関連
バーチャルオフィスが向いている6つ目の業種は、教育関連のビジネスです。
教育関連のビジネスには、主に英会話や学習塾、趣味を教える講師業があります。
こうしたビジネスには、規模にもよりますが会議室のような大勢収容できるスペースが必要です。
このとき、バーチャルオフィスの中には、会議室が利用できるところもたくさん存在します。
また、バーチャルオフィスの会議室は、基本的に時短単位のレンタル制です。
さらに、料金も1,000円前後と安いので、賃貸オフィスより大幅にコストを削減できるでしょう。
バーチャルオフィスの仕組みのまとめ
バーチャルオフィスは、住所だけをレンタルする作業スペースが存在しない架空のオフィスです。
ただ、郵便物の受け取りや転送、電話番号まで利用することは可能です。
さらに、法人登記もできるので、コストを抑えて起業をしたい方には本当におすすめのサービスと言えるでしょう。
また、バーチャルオフィスの住所を利用すれば、自宅住所を公開せずにビジネスができるため、プライバシーもしっかりと守られます。
以上のように、バーチャルオフィスの仕組みには本当にたくさんの魅力があります。
ぜひこの機会に、一度利用を検討してみてはいかがでしょう。