2018/08/08
オフィスのゾーニング

【オフィスデスク整理術】便利グッズで業務効率化!

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内勤の多い方は、一日のうち多くの時間をデスクと共にすると思います。そんな長時間、散らかったデスクで仕事するのは気が滅入ることも少なくないでしょう。今回はそんな方のために手軽にデスクを整理することができる便利グッズをご紹介します。



【オフィスデスク整理術】便利グッズを使うための準備

いくら便利なグッズを買っても、整理できないデスクだと効果が薄くなってしまいます。便利グッズを購入する前に、まずは今あるデスクの上や引き出しの中の整理から始めましょう。



整理するもの①:書類


デスクの中でもっとも溜まりやすいものは書類ではないでしょうか。書類の種類には会議用の資料や営業資料など色々ありますが、まずは「いるもの」と「いらないもの」に分類しましょう。「いるもの」はファイリングし「いらないもの」はすべて処分しましょう。

書類は「いつか使うかも」とついつい溜まりすぎる傾向があるので、1ヶ月経ったら廃棄するなどの期限を定めて、定期的に処分することをおすすめします。



整理するもの②:事務用品


ボールペンやシャープペン、消しゴム、蛍光ペンが引き出しの中に散乱してしまっている人もいるのではないでしょうか。これにハサミやテープ、付箋なども加わると散らかってしまい、必要なときに出てこないケースもあるので、必要最低限だけ引き出しに入れるようにしましょう。

ボールペン、シャーペン、赤いサインペン、マジックの4本だけで全ての作業を行っている人もいるので、できる限り文房具の数を減らす努力をしてみましょう。



整理するもの③:日用品・食品


ハンドクリームやリップクリームのほか、女性の方はマニキュアなどのメイク用品をデスクの上や引き出しの中に入れている人もいます。

仕事に関係ない用品は気が散る原因になります。全てバッグの中に入れるなどして、デスクからはなくしましょう。

また、菓子パンやグミなどの駄菓子を常備している人も多いかと思いますが、こちらも衛生上良くありません。また、同じ職場の人に「だらしないぁ」と思われる可能性も高いので、食べ物類は特にデスクに置かないことをおすすめします。



【オフィスデスク整理術】便利グッズで業務効率化

デスクを整理してみると、現状ではスペースが足りないなどの課題が見えてきます。そこで次は、デスクの整理に役立つ便利グッズをご紹介します。



モニター台・机上台


デスク上の限られたスペースを有効に使いたい人におすすめなのが「モニター台・卓上台」です。

「モニター台・机上台」とは、文字通りデスクの上に置く台で、台の上と台と机の隙間にモノが置けるので、限られたスペースを広げて有効的に使ことができます。

素材はプラスチックからガラス製まで様々で、価格も1000円から一万円を超えるモノまで幅があります。中には100円均一の製品を組み合わせたり、DIYで自作の机上台を作ってしまう人もいるとか。

主に台の上にPCモニターを置く人が多いようです。従来よりも視線が上がるので、自然と姿勢が良くなり肩こり予防にも効果があります。台の下の部分はキーボードの収納に使ったり、文房具などすぐに取り出せる小物類を置く人も多いです。

モニター台や机上台は、デスクワークの多い人や作業スペースを確保したい人にとっては、効果の高いオフィスグッズになるでしょう。



レタートレー


放っておいたらどんどん溜まって、デスクの上を埋め尽くしてしまう書類の整理に使えるのが「レタートレー」です。

主にプラチックで出来ており、各紙のサイズに合わせた製品が揃っています。トレイは1つではなく、2~3個ほど重ねて使うことが多いです。平均的な価格は数百円ほどで、デザイン性に優れたものから100円ショップで買えるものまであります。

レタートレーの代表的な使い方としては、トレーを2段に重ね、上段を「未処理」、下段を「処理済」としてそれぞれ書類を振り分けていく方法があります。

書類をそれぞれ振り分けることで、デスクのあちこちに散乱するのを防げます。さらに書類の見落としやタスク管理にも役立てることができるのです。



デスク下収納


一般的なデスクの下は意外に広く、段ボール一箱くらいなら入ってしまうほどのスペースがあることも珍しくありません。かといって、なんでも荷物を突っ込んで物置状態するのは厳禁です。

そこでおすすめなのが「デスク下収納」です。大きく分けて、固定タイプとキャスター付きがあります。ファイルのほかに靴なども収納することが可能です。

ただし、デスク回りの整理術には「足元に荷物を置かない」という基本があり、デスク下収納の導入は、デスクの上や中にスペースがなくなってからにしましょう。

また、荷物も必要なモノだけ置くようにして、頻繁に出し入れするような書類やファイルはできるだけデスクの上に置くように心がけましょう。

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まとめ:デスクを仕事のしやすい環境にカスタマイズしよう!


仕事を効率化するためには、デスクの整理は欠かせません。デキるビジネスパーソンを目指したい人は、まずは自分のデスクから綺麗にしてみてはいかがでしょうか。


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