2020/05/29
オフィス移転の事務処理

事務所移転のお知らせ時期や方法。ハガキやメールで送る文章のマナーについて

事務所を移転するときには、取引先やクライアントにお知らせしなければいけません。

事務所移転のお知らせは立派なビジネス文書であるため、適切な時期に適切な方法でお知らせする必要があります。

本記事では、事務所移転のお知らせが重要な理由や適切な時期、お知らせ方法についてまとめました。


事務所移転のお知らせが重要な理由

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事務所移転は企業の成長戦略にかかわることであり、その会社にとって大きな節目となります。
ですので、普段からお世話になっている取引先やクライアントにはしっかりと書面で事務所移転についてお知らせする必要があります。

事務所移転の際には、請求書や納品書、商品の納品先住所、問い合わせ先などすべてが変わります。

取引先やクライアントにも影響することであるため、移転する前に余裕を持ってお知らせすることが大切となります。


お知らせをする時期

事務所移転のお知らせは、先方が余裕を持って情報の変更ができる1ヶ月前が理想です。

遅くとも2週間前までにはお知らせできるように準備をしましょう。
どうしても間に合わない場合でも、簡易的にメールでお知らせするようにしてください。

なお、事務所移転のお知らせの差出住所は旧住所で出すのが一般的です。
ただし、移転日が間近に迫っている場合には新住所を差出住所にするといいでしょう。


お知らせ方法1.「ハガキ」

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事務所移転についてお知らせするためのハガキの準備は、思いのほか時間がかかるものです。

まずは、ビジネスに適したフォーマルなハガキを準備しましょう。
その後「文章作成➭送付先リストアップ➭印刷業者への依頼➭送付」の順で進めていきます。

準備は、2~3カ月ほど前から少しずつ進めることをおすすめします。

「ハガキ」の文章ポイント

ハガキで事務所移転のお知らせをする場合には、以下の項目を含めましょう。

  • ・時候の挨拶
  • ・日頃のご愛顧、ご厚誼に対するお礼の言葉
  • ・新住所
  • ・電話番号・FAX番号
  • ・新住所での営業開始日
  • ・変わらないお付き合いのお願い


電話番号とFAX番号に関しては、変更がない場合は「変更なし」と記載してください。

また、スペースに余裕があれば新事務所の地図を載せるといいでしょう。


文例

移転および電話番号等変更のご案内


拝啓 時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます毎々格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて このたび 弊社は○月○日付けで移転することに相成りましたつきましては 電話番号も下記のとおり変更となりますので 

お手数ですがご登録の変更などよろしくお願いいたしますこれを機に社員一同より一層の努力をしてまいりますので 何とぞ倍旧の

ご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げますまずは 略儀ながら書中にてご通知かたがたご挨拶申し上げます


敬具



お知らせ方法2.「メール・FAX・ホームページ」

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事務所の移転が正式に決まり次第、実務担当者はメールやFAX、ホームページなどでお知らせをおこないましょう。

ハガキでのお知らせは日頃の感謝の気持ちを伝える役割が含まれていますが、「メール・FAX・ホームページ」の場合は業務上の連絡としての色が強いといえます。


「メール・FAX・ホームページ」の文章ポイント

メールやFAX、ホームページでお知らせする場合も、基本的な項目はハガキの場合と変わりません。
ただし、メインは事務所移転について速やかにお知らせすることであるため、文章は簡潔にまとめましょう。

また、ホームページなどであればマップ機能を利用すると取引先やクライアントにとって便利です。


文例

いつもお世話になっております、株式会社◯◯の○○です。

このたび、弊社は業務拡大のため、◯◯年◯月◯日より下記へ移転する運びとなりました。

改めて日頃のご愛顧にお礼を申し上げるとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願いいたします。


事務所移転のお知らせはビジネス文書だということを意識する

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事務所移転の際には仕事が増えるため、事務所移転のお知らせはつい後回しになってしまうかもしれません。

しかし、事務所移転のお知らせはビジネス文書であり、これを怠ると取引先やクライアントに悪いイメージを与えてしまいます。

事務所移転を決めたときには、お知らせもスケジュールに含めておくようにしてください。


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