2020/07/15
オフィス移転の事務処理

オフィス移転の際の業者の選び方。見積書の依頼で大切なこと

オフィスを移転するのは、想像以上に大変なものです。

費用以外の面もしっかりと考慮したうえで業者を選ぶことが大切だといえるでしょう。

本記事では、オフィス移転の際の業者の選び方や見積書の依頼の仕方、出してもらった見積書の確認方法などについてまとめました。

ぜひ参考にして、優良業者を選んでください。


選び方・サポート内容の確認

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ここでは、業者選びで重要な点について確認していきましょう。

計画立案力

オフィス移転では、机や椅子、ロッカー、書類などをはじめとした多くの物品を運ばなければいけません。

一般家庭における引越しよりも量や種類が多いため、予定通りに移転を完了させるためには計画立案力のある業者を選ぶ必要があります。

移転の段取りがマニュアル化されているか、イレギュラー対応に慣れているかなどがポイントになるといえるでしょう。

設備の対応力

オフィス移転後はすぐに業務を再開する必要があるため、インターネットや電話が繋がらないなどのトラブルが起きては大問題です。

通信などの設備にも対応できる業者なら安心なのではないでしょうか。

デザイン力

オフィスのデザインは、仕事の効率性に大きく影響します。

機能的なオフィスをデザインできる業者に依頼することで、従業員の生産性アップにつながるといえるでしょう。

法人部門の有無

一般家庭の引っ越しとオフィス移転は、同じではありません。

オフィス移転に関して実績の多い業者であれば、信頼して任せられるといえるでしょう。

また同じオフィス移転でも規模によって作業工程は異なるため、得意としている規模についてもチェックすることをおすすめします。


見積書の依頼の仕方

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ここでは、見積書を依頼するときのポイントについてご紹介します。

一般的な業務内容

オフィス移転に関する業務をワンストップで依頼したい場合には、一般的な業務内容をすべて含めた見積書を出してもらいましょう。

一般的な業務内容には、以下のようなものがあります。

  • ・レイアウトプランの提示

  • ・内装工事、電気・ネットワーク工事

  • ・移転作業

  • ・不用品の引き取り

  • ・各種届け、告知、印刷物作成


依頼のポイント

後から追加料金が発生するというトラブルは珍しくありません。

どのようなサービスが必要かを伝えたうえで、内訳もしっかり記載してもらえるように依頼しましょう。


出してもらった見積書の確認ポイント

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見積書を出してもらったら、以下の点を入念に確認していきましょう。

サービス内容

一口でオフィス移転と言っても、提供しているサービスは業者によって大きく異なります。

コスト管理や引っ越しマニュアル作成、運送業者との調整などのサービスがあると便利だといえます。

日常業務に支障を来さないためにも、必要なサービスを受けられるかどうかは必ず確認してください。

サポート体制

しっかりと準備をしていても、オフィス移転中に何らかのトラブルが起こることは十分にあり得ます。

トラブル時に適確に対処できるだけのサポート体制が整っている業者であれば安心だといえるでしょう。


希望している見積書を具体的に伝えられるようにしましょう

オフィス移転を成功させるためには、自社に合った業者選びが欠かせないといえます。

まずは、計画立案力や設備の対応力、デザイン力、法人部門の有無などの面から複数の業者を比較してください。

また、見積書を出してもらう際にはどのような見積書を希望しているかを具体的に伝えるようにしましょう。


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