2021/02/12
オフィス移転のいろは

オフィス移転時には電話番号変更は必須!?電話工事までの流れを解説

オフィスが移転する場合、電話番号が変更になるケースも多いです。
しかし、電話番号が変わるとさまざまな手続きなどが必要になるため、変更したくない場合も多いのではないでしょうか。

本記事では、オフィス移転前にチェックしておきたい電話関連のことや、電話工事までの流れを解説していきます。

オフィス移転前に電話関連でチェックしておきたいこと

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電話回線を移転しなくては、電話を新しいオフィスで使用できません。

ここでは、オフィスを移転する前にチェックしておきたい項目についてご紹介します。

現在使用している「電話回線」のチェック

まずは、現在使用している電話回線のチェックを行いましょう。
どこの電話会社と契約しているか分からないと、移転の連絡ができません。
電話会社の確認をする方法は、電話料金の請求書を見ることです。
請求書を確認すれば、どこの電話会社とどのような契約を結んでいるのか分かります。

現在使用している「電話機器」のチェック

現在のオフィスで使用している電話機器がそのまま移転先でも使えるかどうか確認します。
移転に伴って電話機器を増設しようとしても、現在使用している電話機器が対応していない場合もあります。

電話番号変更が必要かチェック

移転先でも同じ電話番号が使用できるかチェックしましょう。
移転先が同じ市町村区内でも、契約会社によっては電話番号変更が必要な場合があります。

電場番号は、基地局ごとに管理されています。
そのため移転先が同じ市町村区内でも、管轄の基地局が変われば電場番号も変わります。
これは基地局の管轄が、必ずしも市町村区内で分かれているわけではないからです。

電話番号変更の必要があるかどうかは、契約している電話会社に確認しましょう。
NTTと契約している場合は、「116」に電話すればお問い合わせ窓口につながります。

電話番号が変わる場合

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電話番号の変更が必要な場合には、さまざまな対応が必要です。

まずは、新しい電話番号を決定します。
変更する電話番号には、代表番号・FAX番号・各種直通番号などが含まれていますので、忘れずに変更しましょう。

次に、使用しなくなる古い電話番号についての対応を行いましょう。
通常、使われなくなった電話番号は「現在使われておりません」といったアナウンスを公に発信します。
しかし、オフィス移転を知らない取引先や顧客などが古い電話番号にかけてしまった場合、連絡がとれなくなることも考えられます。
そのため、電話番号が変更されたことを伝える「無料自動音声応答サービス」を利用するのがおすすめです。

このサービスを使えば、移転のため電話番号が新しくなったこと、新しい電話番号を自動で伝えてくれます。
このサービスはAISと呼ばれ、各電話会社で行っており、移転の際に「アナウンスを流しますか」と聞かれることが多いです。
そのため、移転後に自動でアナウンスを流したい場合は利用するとよいでしょう。

どうしても電話番号を変えたくない場合

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どうしても電話番号を変えたくなく、移転先の変更も難しい場合の対応の一つが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXとは、クラウド電話と呼ばれるサービスです。
オフィスに設置していたビジネス電話の機能を、クラウド上のサーバーが提供します。

クラウドPBXの特徴の一つが、NTTの固定電話でとった番号か、もしくは光電話でとった番号であれば、引き続きクラウドPBXで同じ電話番号が利用可能なことです。

クラウド上のサーバーに電話番号を紐づけるため、基地局外に移転しても電話番号を変える必要がありません。
一度登録してしまえばオフィス移転のたびに、電話番号を変えなくて済みます。
どうしても電話番号を変えたくない場合は、クラウドPBXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

電場番号変更の際の対応について知っておこう

オフィス移転の際には、同じ市町村区内であっても電話番号が変更になる可能性があります。
移転前には、電話番号の変更が必要であるかどうか必ず確認しましょう。
また、移転前には必ず契約している電話会社に連絡することも大切です。

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