2021/03/15
オフィス移転のいろは

シェアオフィスとは!?意味や仕組み・コワーキングスペースとの違いを解説

「働き方改革」推進のために、従業員のワーキングスペースが多様化しています。
最近、特に注目を集めているのが「シェアオフィス」です。
社会情勢による働き方の変化に即時対応でき、オフィススペースの無駄を省きたいと考えている企業の経営者にとって、シェアオフィスは今後、移転を検討する選択肢となります。

本記事では、シェアオフィスについての基本的な仕組みや、コワーキングスペースとの違いについて解説していきます。

シェアオフィスの設備や選び方など、シェアオフィスについてのより具体的な内容がを知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
【関連記事:シェアオフィスの設備や選び方について紹介!メリット・デメリットを考えたおすすめの人


シェアオフィスとは

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シェアオフィスとは、「シェアードオフィス(Shared Office)」のことを指します。

企業が一社で専有するオフィス・事務所ではなく、複数の企業がオフィススペースを共有することで、家賃コストを抑えることを目的としているのがシェアオフィスです。
従来の専有型オフィスは、企業が不動産を所有するオーナー(個人またはデベロッパー)と長期にわたる賃貸借契約を結び、そのオフィススペースに入居して専有使用するというものでした。

これに対し、一般的なシェアオフィスの仕組みは、複数の企業や個人事業主、起業家などが、月額制または従量制といったシステムでオフィススペースを共同利用するものとなっています。

シェアオフィスを利用することで、オフィススペースにかかる家賃などのコストを大きく削減することが可能で、シェアリングエコノミーの観点からも大きな注目が集まっています。

また、新型コロナウイルスの感染防止のため、リモートワークを導入する企業が増えてきたことも、オフィススペースの無駄をなくすためにシェアオフィスへ移転するといった契機になっています。


コワーキングスペースとの違い

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シェアオフィスと似たような言葉に「コワーキングスペース」があります。
コワーキングスペースは、シェアオフィスのサービスの一部と定義されるのが一般的です。

コワーキングスペースとシェアオフィスの大きな違いは、個室利用かオープンスペース利用かという点になります。
シェアオフィスは企業が個室を利用できるのに対し、コワーキングスペースはオープンスペースで複数の企業や個人が作業する空間をいいます。

このため、シェアオフィスには事務所機能が付加されることが多いのですが、コワーキングスペースでは他の利用者とコミュニケーションを取り、コワーキング(協業)を行うのがメインとなっています。

コワーキングスペースとシェアオフィスは、オフィススペースを複数の企業や個人で共有するという意味で混同されやすいので、注意しましょう。


レンタルオフィスとの違い

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レンタルオフィスも、広義ではシェアオフィスの一業態と考えられています。

レンタルオフィスもシェアオフィスも、仕事を行うために必要な通信環境やオフィス家具などが用意された「貸事務所」という意味合いが強いサービスです。

レンタルオフィスは、企業が一社で利用可能な個室がメインというのがシェアオフィスと異なる点です。
個室は占有スペースとなるため、電話回線も専用のものを引くことができ、従業員の備品などを保管するラックが用意されていることもあります。

ただ、レンタルオフィスは専有可能な範囲がシェアオフィスよりも大きくなるため、利用料金が高めに設定されているといったケースが少なくありません。


審査→契約合意までの流れ

実際にシェアオフィスを利用するためには、どのような手順が必要なのでしょうか。
ここでは、一般的なシェアオフィス利用までの流れについてご紹介していきます。

1.入居審査

利用を希望するシェアオフィスが見つかったら、必要書類(会社概要書、会社登記謄本、印鑑証明書、代表または保証人の住民票および顔写真付きの身分証)を提出し、入居審査を受けます。
この入居審査は、シェアオフィスのサービスを提供している企業によって基準がまちまちでですが、共有スペースでは複数の企業や個人と同席することが多いため、審査が厳しいシェアオフィスのほうが安心感はあるという側面もあります。

2.契約書提出

審査を通過したら、正式に契約書を提出します。
この契約書は郵送、来店して直接提出どちらでも可能ですが、すでに入居審査を通過しているので利便性の良いほうを選びましょう。

3.契約合意

契約書に不備がなく初期費用の支払いが完了したら、正式にシェアオフィスの利用に関する契約合意となります。
すでにオフィス家具などは用意されているため、自分たちで持ち込む備品や書類などを整理し、実際に入居すればシェアオフィスへの移転は完了です。

なお、電話やインターネットなどの回線は、入居日から利用開始となるケースがほとんどなので、その点も安心していいでしょう。


シェアオフィスの活用で無駄なコストを削減

社会情勢の変化や働き方改革の進展により、これまでのオフィスのあり方を見直す必要が出てきました。
リモートワークの普及などで、一社専有の広いオフィススペースを必要としなくなり、家賃などのコストを削減するチャンスです。
これからビジネスを拡大していくために、シェアオフィスの有効活用を検討してみる時期に来ているといっていいでしょう。

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