2021/03/31
オフィス移転のいろは

シェアオフィスの設備や選び方について紹介!メリット・デメリットを考えたおすすめの人

シェアオフィスの利用を考えているものの、どのサービスを選べばよいかわからないという方も少なくないと思います。
シェアオフィスは立地や利用可能な設備だけでなく、さまざまな機能が用意されています。

今回の記事では、シェアオフィスの設備や選び方、シェアオフィス利用のメリット・デメリットによって、どんな人におすすめなのか解説していきます。

シェアオフィスの基本知識となる仕組みなどを知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
【関連記事:シェアオフィスとは!?意味や仕組み・コワーキングスペースとの違いを解説


シェアオフィスの設備

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シェアオフィスは複数の企業や個人がオフィススペースを共有し、専有オフィスを借りるよりもリーズナブルに利用できるサービスです。

仕事に必要なオフィス家具やネットワーク回線などが用意されているため、新たな初期投資が必要ない点が人気の理由となっています。

ここでは、一般的なシェアオフィスで利用可能な設備について、紹介していきます。

1.ワークスペース

企業のみで利用可能な個室だけでなく、他の利用者とコミュニケーションを図ることが可能なオープンタイプのワークスペースです。

異業種間の情報交換や、新たなビジネスチャンスの創出も可能となるため、積極的に活用している企業や個人事業主、起業家などが集まります。

2.会議室・応接室

従業員の会議や打ち合わせ、休憩などに活用できる会議室です。
テレビ会議システムを導入しているシェアオフィスもあり、遠方のサテライトオフィスと繋いでリモート会議に活用できます。

また、来客対応のための応接室を用意しているシェアオフィスもあります。
シェアオフィスによっては会社登記のため住所利用が可能なサービスもあるため、ビジネスのミーティング用の応接室があると便利です。

3.ビジネスツール

オフィス家具(デスクやチェア、ロッカーなど)だけでなく、電話機やパソコン、複合機といったOA機器を用意しているシェアオフィスもあります。
さらに、従業員へのベネフィットとして、リフレッシュルームやシャワー室、パウダールームやフリードリンクといった設備が用意されています。

また、急な来客への対応として受け付け対応のサービスを提供しているシェアオフィスもあります。


シェアオフィスの選び方

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シェアオフィスを選ぶためには、どんなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。

ここでは、シェアオフィスを選ぶためにチェックしておきたいポイントについて解説します。

1.利用可能な時間

シェアオフィスによっては、24時間利用可能となります。
ただし、24時間利用のシェアオフィスは運営スタッフが常駐するため、そのぶん利用料金が高くなることもあります。
24時間利用可能なシェアオフィスが、自社にとって必要かどうかを見極めることが大切といえるでしょう。

2.利用料金

利用料金の中には家賃や光熱費、設備利用料などが含まれる賃料のほかに、共益費や管理費、駐車場利用代などが発生します。
これらの利用料金は、だいたいのシェアオフィスで一般的に必要となるコストのため、予算との兼ね合いで判断すると良いでしょう。

考えなければならないのが、シェアオフィス独自のサービス提供に必要な費用、いわゆるオプション費用です。
たとえば電話代行や郵便物の受け取り対応のサービス、アメニティの利用代金などです。

これらのオプション費用が共益費や管理費に含まれるケースもありますので、どのようなサービスが必要で、利用料金はどれくらいなのか事前に調べておく必要があります。

3.契約形態

シェアオフィスは一般的な賃貸オフィスと異なり、不動産の賃貸借契約が必要ありません。
シェアオフィスの利用には、運営会社との利用契約、あるいは施設利用のための契約を結ぶことになります。
その際、利用料金について月額会員、ドロップイン会員という2種類の契約形態が用意されています。

月額会員とは、シェアオフィスを利用する月額の基本料金を各種プランから選ぶタイプの契約となります。
これには、個室のサイズや利用可能な設備に応じてプランのグレードが用意されているケースがほとんどです。

ドロップイン会員とは、必要なときだけ当日に限って利用できる契約です。
1回ごとに利用料金を支払うもので、基本的にはオープンエリアのみの利用といったケースが主となります。

4.設備面

シェアオフィスには前述のように、会議室や応接室、一社専有の個室などが用意されています。
こういった設備が用意されているシェアオフィスなら、事務所機能として活用できるため、選択肢のひとつとして検討してみると良いでしょう。

また、事務所機能としてシェアオフィスを活用するためには、受付サービスや住所利用、法人・商業登記が可能なプランを用意しているシェアオフィスサービスの利用を検討しましょう。
こういったサービスを利用することで、名刺に住所を記載できるといったメリットもあります。


シェアオフィスのメリット・デメリット

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シェアオフィスは個室利用が可能なため、企業のメインオフィスとして利用する利用者が急増しています。

ここでは、具体的にシェアオフィス利用にどんなメリット・デメリットがあるのか解説します。

メリット1:事務所として住所利用や法人登記が可能

企業の事務所機能としてシェアオフィスの活用ができ、法人登記や住所利用が可能となります。

メリット2:移転のための初期投資が安く抑えられる

賃貸オフィスの賃貸借契約では、保証金や敷金、礼金や前家賃などが必要となります。

また、賃貸オフィスは設備が用意されておらず、借りるのは箱だけのケースがほとんどです。
そのため、オフィス家具や電話・ネットワーク回線などインフラ設備の契約・工事費用が発生します。
シェアオフィスであれば、こういった初期投資は必要ありません。

メリット3:複数社の共有オフィスでビジネスチャンス拡大

シェアオフィスは個室利用の契約でも、複数の他社や起業家、個人事業主とオフィススペースを共有するサービスです。

賃貸オフィスの専有事務所に比べ、遥かに人的コミュニケーションの機会が多くなります。
異業種間の情報交換やコミュニケーション、さらに協業も可能となるため、新たなビジネスチャンスが発生するケースもあります。

デメリット1:セキュリティ管理が必要

シェアオフィスでは、賃貸オフィス以上にセキュリティ対策が重要となります。

複数の企業や個人が入居しているシェアオフィスでは、個室利用であっても契約書や社外秘の文書、パソコン内の機密データに関する管理が必要となります。

デメリット2:プライバシーが守られにくい

複数の企業や個人とオフィススペースを共有しているサービスのため、一般的な賃貸オフィスに比べてプライバシーが完全に守られるということはありません。

そのため、重要な会議中に周囲の騒音や、作業に集中したいときに顔見知りになった他社の人と雑談になってしまうことがあります。

デメリット3:オプションによってはコストが高くつく

シェアオフィスの基本利用料金以外に、電話代行や受付サービス、郵便受取サービスなどのオプションを利用することで、賃貸オフィス以上にコストが高くつくこともあります。
オプションは便利なサービスが多いのですが、何でも利用してしまうと出費が大きくなってしまうので、必要なサービスを厳選する必要があるでしょう。


利用目的から考えたおすすめの人

シェアオフィスは、複数の企業や個人とオフィススペースを共有する性質上、職業や企業の特徴によって利用の向き不向きがあります。
小売業や製造業など、実店舗や工場などを持つ業種が向かないのはもちろんですが、士業のように法的な事務所の要件を満たさないために向かないといったケースもあります。

ここでは、シェアオフィスに向いた特徴を持つ企業や働き方についてご紹介します。

1.スタートアップ企業

起業して間もないスタートアップ企業は、初期投資をなるべく抑えスモールビジネスから立ち上げるため、コストを抑えられるシェアオフィスはマッチしています。

また、ビジネスを軌道に乗せるためにスピード感が必要とされるため、設備があらかじめ用意されているという点からも、シェアオフィスを検討してみる価値はあるといえるでしょう。

2.フリーランスなど個人事業主

個人でビジネスを行うフリーランスや個人事業主は、初期投資をかけることが難しく、自宅での仕事も難しいといったケースが多いのが特徴です。
特にコンサルタントなど、広いオフィスを必要としない職種の場合、賃貸オフィスを契約するよりシェアオフィスを活用するほうがメリットは大きいといえるでしょう。


自分の希望を検討し、適切なシェアオフィスを選びましょう

シェアオフィスを選ぶ際は、初期投資の予算や利用の目的、メリット・デメリットを精査してピックアップしていくと良いでしょう。

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