2021/07/15
オフィス移転のいろは

オフィス・事務所移転前にチェックリストを用意しよう!スケジュールの決め方

オフィスや事務所の移転業務を任された担当者様は、移転を円滑に進めるために、まずやるべき作業や手続きのチェックリストを作成しましょう。
チェックリストの作成は、移転業務の抜け落ちを予防できるだけでなく、移転スケジュールの作成にも役立ちます。

本記事では、オフィスや事務所移転のスケジュールの決め方や上記チェックリストに載せるべき項目などをご紹介していきます。


オフィス・事務所の移転スケジュールの立案は最低でも6カ月前!

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オフィスや事務所の移転には、新オフィスの選定だけでなく、多くの手続きや作業がともないます。

また、現在入居中の賃貸オフィスや事務所を立ち退く際には、基本的に退去の6カ月前に賃貸人への解約予告が必要です。
そのため、手続きや作業に抜け落ちがないように、オフィスや事務所の移転スケジュールの立案は、最低でも移転の6カ月前には済ませておきましょう。

以下では、社内体制・現在のオフィス・新事務所に分けて、移転スケジュールに記載すべき、作業項目と各作業の開始目安時期をご紹介します。

社内体制

【移転日の6カ月前までに開始】

  • ・移転プロジェクトチームの発足

【移転日の5カ月から3カ月前に開始】

  • ・新事務所のレイアウト作成

【移転日の2カ月前に開始】

  • ・移転マニュアルの作成
  • ・社内告知作業

【移転後に開始】

  • ・備品梱包作業

現在のオフィス

【移転日の6カ月前までに開始】

  • ・賃貸人への解約予告の手続き
  • ・賃貸人と原状回復条件の確認

【移転日の2カ月前に開始】

  • ・備•取引先への移転連絡

【移転日の1カ月前に開始】

  • ・関係官庁への届出

【移転後に開始】

  • ・原状回復工事
  • ・保証金の清算

新事務所

【移転日の6カ月前までに開始】

  • ・移転先オフィスの選定
  • ・賃貸借契約の手続き
  • ・火災保険の手続き

【移転日の5カ月から3カ月前に開始】

  • ・内装工事業者の選定/発注/工事
  • ・電話やLAN、OA機器の配線工事業者の選定/発注/工事
  • ・備品や什器の選定・発注・納品

【移転日の2カ月前に開始】

  • ・引っ越し業者の選定・発注
  • 不用品の廃棄業者の選定及び発注

オフィス・事務所移転の作業チェックリストを作成

ここでは、オフィス・事務所移転の作業チェックリストに載せる推奨項目を、社内体制・現在のオフィス・新オフィスに分けてご紹介します。
もちろん、必要な項目は企業規模や業種、業態によっても異なりますので、下記を参考にしながらじっくりと検討してください。

社内体制

【住所記載物の修正】

  • ・封筒・レター
  • ・帳票類
  • ・名刺
  • ・会社案内・パンフレット
  • ・Web・SNS

【移転案内文書】

  • ・送付先リストの作成
  • ・案内文書や案内メールの作成
  • ・案内文書や案内メールの発送

現在のオフィス

【解約】

  • ・解約予告
  • ・保証金の返還額や返還時期の確認

【原状回復】

  • ・ビル指定業者の有無の確認
  • ・原状回復条件・費用の確認

【取引業者への連絡】

  • ・金融機関
  • ・定期購読紙
  • ・消耗品などの購入先
  • ・その他定期購入業者
  • ・加入団体

新事務所

【配線/内装工事手配】

  • ・電話/FAX
  • ・インターネット・OA機器
  • ・電気・コンセント
  • ・購入備品・什器

【引っ越し作業】

  • ・業者とのスケジュール立案
  • ・近隣テナントへのお知らせ
  • ・エレベーターの重量制限確認
  • ・床面へのマーキング
  • ・搬入経路の養生

オフィス・事務所移転に必要な関係官庁への届出チェックリストも作成!

オフィスや事務所を移転する際は、以下を始めとする関係官庁への各種届出が必要です。

  • ・法務局(登記所)
  • ・税務署
  • ・都道府県税事務所
  • ・社会保険事務所
  • ・公共職業安定書
  • ・労働基準監督署
  • ・消防署
  • ・郵便局
  • ・契約電話会社
  • ・警察署

オフィスや事務所を移転する際には、関係官庁への各種届出もチェックリスト化して、手続きに抜け落ちがないように努めましょう。
また、詳しい届出内容や届出方法については、各庁へ直接お問い合わせください。


オフィスや事務所移転を失敗しないためにチェックリストを活用しよう!

オフィスや事務所の移転を失敗しないためにも、移転業務の担当者様は最初にチェックリストを作成し、移転業務に活用してください。
やるべき事柄をチェックリストにまとめておくと、必要な作業や手続きが抜け落ちる心配もありません。
また、移転スケジュールの立案時にも役立ちますし、各種官庁の届出を見落とす心配もないでしょう。

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