2021/09/30
オフィス移転のいろは

オフィス移転の案内をハガキで伝えよう!ハガキの種類や書き方を紹介

オフィス移転が決まったら、取引先やお客様へ案内ハガキを送りましょう。
もちろん、電話やメールでオフィス移転を案内することも可能ですが、案内ハガキで伝えると、より丁寧な印象を与えます。

本記事では、オフィス移転の案内ハガキの種類や送付時期、宛名や書き方のポイントを紹介していきます。
オフィス移転を予定している方や決定した方は、ぜひ参考にご覧ください。

オフィス移転の案内ハガキの種類

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オフィス移転の案内ハガキの種類は以下2種類で、縦書きだけでなく横書きでも問題ありません。

  1. 1.切手が印刷された官製ハガキ
  2. 2.切手が印刷されていない私製ハガキ


ハガキ以外には、ハガキの角に丸みを持たしたような白カードの利用も人気です。
オフィス移転の案内に適した白カードは、単カードと二つ折りカードの2種類で、両カードともに洋封筒へ封入して送付します。


オフィス移転の案内ハガキの送付時期

オフィス移転の案内ハガキの送付時期は、移転先オフィスの業務開始日の1カ月前から2週間前までを目安にしましょう。
顧客データや宛名ラベルの変更など、オフィス移転に伴う作業は自社だけでなく、取引先でも発生します。
オフィス移転前の早い段階で取引先に連絡をしておけば、取引先も十分な準備期間を得られるでしょう。
つまり、移転先オフィスでも、これまでと同様の差し障りのない対応を期待可能です。


オフィス移転の案内ハガキを送る相手

1社の取引先で複数名の担当者とやり取りしている場合は、オフィス移転の案内ハガキを誰宛に送るのか迷われるかもしれません。
ここでは、オフィス移転の案内ハガキの宛名について複数ご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

会社宛て

1社の取引先で、複数名の担当者とやり取りしている場合は、オフィス移転の案内ハガキの宛名を会社名にしても問題ないでしょう。
例えば、「株式会社○○ 御中」などです。
しかし、DMと間違われる恐れがあるため、代表者名などの個人名を宛名に加えることをおすすめします。

回覧要素を入れた宛名

オフィス移転の案内ハガキを、代表者の方だけでなく、仕事でやり取りのある全部署の担当者に見てもらいたい場合は、回覧要素を入れた宛名にするのも良いでしょう。
例えば、「株式会社○○ (代表者名)様 経由 御担当者様」などの宛名で、担当者の部署や氏名は記入しなくてもかまいません。
しかしながら、取引先に少なからず手間をかけさせてしまう方法であり、部署数の多い大企業には不向きな方法だと言えるでしょう。

代表者宛てと関係全部署の担当者宛て

各部署が別階にある大手企業などの場合は、オフィス移転の案内ハガキを、代表者宛てと関係全部署の担当者宛てにそれぞれ送付しましょう。
コミュニケーションを取りやすい、オフィスが階をまたがない中小企業の場合などには、ここまでの配慮は必要ないかもしれません。


オフィス移転を伝える案内ハガキの書き方のポイント

オフィス移転を伝える案内ハガキの書き方のポイントは、マナーに沿いながら、伝えたい情報がきちんと伝わる内容にすることです。
そのためには、オフィス移転の案内ハガキに以下を必ず記入しましょう。

  • ・件名
  • ・頭語と結語
  • ・時候の挨拶
  • ・日付
  • ・移転先住所と連絡先
  • ・業務開始日


また、案内ハガキのスペースに余裕があれば、アクセス地図を追加するのもおすすめです。


案内ハガキで取引先やお客様にオフィス移転を伝えよう!

取引先やお客様へオフィス移転を伝える際に、案内ハガキを利用すれば、電話やメールでの連絡よりも丁寧な印象を与えられるでしょう。
また、官製ハガキや私製ハガキを使った案内ハガキ以外に、白カードを封筒に入れた移転案内状も人気を集めています。
オフィス移転の案内ハガキを作る際には、ぜひ上記で紹介した書き方のポイント等も参考にしてください。

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