2022/03/15
オフィス移転のいろは

フリーアドレスの効果的な活用方法。移転前に知っておきたいこと

ハイブリッドワークの導入企業が増えるとともに、オフィスのフリーアドレス化を進める企業も増加傾向です。
本記事では、オフィスにフリーアドレスを導入する目的や効果的な活用方法をご紹介します。
また、オフィスにフリーアドレスを効果的に導入するコツも紹介していますので、オフィス移転を機に、フリーアドレスの導入を検討中の企業様も、是非ご覧ください。


フリーアドレスを導入するメリットと目的

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ここでは、オフィスにフリーアドレスを導入するメリットを4つご紹介します。

社員の主体性の向上

オフィスをフリーアドレス化すると、社員の自席はなくなります。
すると、今日の仕事の効率を上げるためには、どの席に座るべきかを、就業前に社員それぞれが熟慮するでしょう。
例えば、午前中は請求書作成のために個人ブース、午後からはミーティングスペースへ移動して来客対応するなどです。

社内コミュニケーションの活発化

フリーアドレスのレイアウトの多くは、従来の部署ごとにまとまった配置ではなく、目的別に区分けされています。
例えば、個人ブースやミーティングスペース、web会議スペースや休憩スペースなどです。

そのため、これまでに接したことがない部署や役職の社員同士が、隣り合わせで作業をしたり、休憩を取ったりします。
すると、自然に会話が生まれる機会も多いため、社内コミュニケーションの活発化を期待できます。

空所の活用

社員の自席がなくなるため、オフィスのスペースに空きが生じます。
作業効率の向上のために、空所を活かし新たに個人ブースを作ったり、休憩所を設けたりするのもよいでしょう。

業務の効率化

フリーアドレス化すると、チーム作業や会議など、それぞれの業務内容に合わせた席を任意に選べます。
自席での作業と比べて、チーム内や会議出席者同士のやり取りが円滑にできるため、仕事をさらに効率的に進められるでしょう。
また、他のメンバーに席をゆずるだけで、すぐに次の業務に移れる点もメリットです。


オフィスのフリーアドレスの効果的な活用方法

ここでは、オフィスのフリーアドレスの効果的な活用方法を3つご紹介します。

営業部門に導入

営業部門に導入した場合は、外回りや直行直帰をする社員が多いため、デスクや椅子を共有し空所を打ち合わせスペースなどに有効活用できます。
社員の出社率に応じて、随時、座席数を変化できるレイアウトがおすすめです。

関連部門に導入

生産部門と営業部門など、円滑なコミュニケーションを要する部門間をフリーアドレス化します。
すると、部門間の情報共有がスムーズになり、それぞれの部門の進捗状況を互いに把握しやすくなるでしょう。
さらに、生産性の向上や残業時間の減少も期待可能です。

役職者の周辺部署に導入

役職者と周辺部署をフリーアドレス化すれば、日常業務で関わることがない役職者と社員のコミュニケーションの活性化を期待できます。
社長室の周辺をフリーアドレス化し、社長と社員の情報交換の場を作って成功した事例もあります。


オフィスにフリーアドレスを効果的に導入するコツとは?

オフィスにフリーアドレスを効果的に導入するコツは、以下5つです。

1、事前に目的を決める
2、ルールや仕組みを作る
3、情報通信技術活用の設備環境を整える
4、レイアウトを検討する
5、向いている部署や部門から導入する


効果的にオフィスへのフリーアドレス導入をしよう

オフィスにフリーアドレスを導入する前に知っておきたい、メリットを活かし効果的に活用していく方法ついて紹介してきました。
事前に導入目的をしっかりと決め、仕組みや設備環境を整え、実際のレイアウトを検討しておきましょう。
フリーアドレスが向いている部署や、部門から導入を始めるのもよいでしょう。

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