2016/05/25
オフィスのゾーニング

フリーアドレスのメリットとデメリット!上手に活用して業務改善

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フリーアドレスオフィスとは、社員が個々のデスクを持たず、図書館のように自分の好きな場所で業務をおこなうことのできるオフィスのスタイルです。フリーアドレスは和製英語で英語ではnon-territorial officeノンテリトリアルオフィスと呼ばれて、業務向上のために外資系企業やIT企業を中心に取り入れられています。従来のオフィスというのは、決められた場所で、管理者の目の届く場所で決められた仕事をするという形でしたが、フリードレスは空いている席を自由に使うことができます。

フリーアドレスのメリット

1、コスト削減につながる

1990年代後半から広がり始めたフリーアドレスですが、日中外回りや外出の多い企業で、コスト削減として積極的に導入されたという経緯があります。外出が多く、出社する社員の少ない場合には、人数分のデスクや椅子などを用意するとコストがかかりますし、オフィスも広さが必要になるため、最小限に抑えることでコストを軽減することができます。同じ空間を利用するのに、オフィススペースの利用効率を高め、オフィスの小規模化を図ることができるようになります。

2、他部署とのチーム編成が容易になる

席を自由に変動できるので、他部署の人との交流が活発になり、プロジェクトや業務に関わる人が同じデスクに集合して、業務を進めることがでます。そのため、固定の席のように都度関連する人に確認を取るのにデスクを離れる必要がなく、すぐに解決することができますので、業務効率が上がります。特にIT企業の場合、エンジニア、デザイナー、プランナーなど異なる部署の連携が必要になるため、一時的にチーム編成を組めるのは非常に業務向上につながります。

3、コミュニケーションが活発になる

全く部署の違う人とも同じ席になることがあるため、部署間を超えてこれまで知らなかったことを知ることができ、違う観点で物事を見ることができるので、新しい気付きが埋まれ、創造性が養われます。コミュニケーションを多く取ることで、自社内で知り合いや友人が増え、人と人との良好な関係作りのきっかけ作りになります。自社内に知り合いが増え、社内の風通しがよくなることで、業務スピードが上がりより良い成果物を作ることができるようになります。

フリーアドレスのデメリット

1、結局固定席になる

事実上フリーの席になるが、結局固定席になってしまう仲の良いメンバーや同じ部署のメンバー同士が集まってしまい、結局は固定席になっている。プロジェクトの上司の席にみんなが集まってしまい同じメンバーで似たような席になってしまうことがあります。

2、どの席に座るかを毎日考えるストレス

どの席に座ろうか毎日考えてしまい、ストレスになる席を自分で選んで座らないといけないため、仲の良いグループの席に入ってしまった場合や、人見知りの場合には、席を選ぶだけで非常にプレッシャーに感じてしまうということがあるようです。

3、自分の居場所がなくなる

集団思考の日本では疎外感を感じてしまうこともフリーアドレスは集団行動を重んじる日本の文化において、自分の席があるという安心感が業務向上にもつながるようです。その会社の自分の居場所があり、その場所によって自分の役割を認識し業務に対する責任感を持ち業務意欲を高めているため、居場所をなくすということで反対に業務効率が悪くなる場合もあるので注意が必要です。

4、中高年層には不向き?

運用ができないと逆効果になる無意味にフリーアドレスを運用することで、社員の大切な時間やコミュニケーションにロスが増え、社員間の信頼関係が失われる可能性がある。また、これまでの日本のオフィス環境や組織形態になれている中高年層については、フリーアドレスオフィスでは疎外感やストレスを感じ離職者を増やす原因になります。


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まとめ

フリーアドレスのメリットとデメリットを理解し、運用をしっかりとおこなわなければ、せっかく良いものを導入しても結果が悪くなってしまう、ということがわかります。それぞれの会社の業務内容や社員の働き方によって、フリーアドレスに向いているか向いていないか、という適正も変わってきますので、自社の業務内容について見極め採用するかどうかを決めることが大切です。フリーアドレスを上手に利用し、業務の向上と社員同士のコミュニケーションのアップに繋げてください。

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