2016/09/07
オフィス移転のいろは

上手にオフィスデザインをして、快適な業務空間を作ろう!

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賃貸オフィスの内見へ行き、大体の目星がついた時点で、オフィス内のデザインは考え始めた方が良いでしょう。まず何から考えれば良いのか?初めてオフィスを持つ方はわからなくて困惑してしまうかもしれません。オフィスの形が正方形や長方形ではなかく、少し凹みができていたりする場合には、オフィスのデザインについても中々決めづらいと思います。中小企業だからこそ、オフィスのデザインは妥協せず、自社らしさを出したいとお考えの方もいるかと思います。そのようなお考えの方のご参考になったらいいなと思います。

限られたスペースだからこそ面白いオフィスデザインができる!

限られたスペースの中で、会社として必要な設備を入れないとけないのが小規模オフィスです。空間を上手に使わなければ、ただの手狭のオフィスになってしまします。まず考えるべきは会社として必要な要素をまとめることです。自社にとって必要なオフィス要素のリストアップから初めてください。

・業務スペース
・ミーティング室
・役員スペース
・応接室
・複合機、シュレッダー設置スペース
・倉庫
それぞれの会社によって、その内容も変わってくるかもしれません。自社にあった必要なオフィス要素を出し、後々必要なスペースが出てこないようにすることが肝心です。

どのスペースから考えるか、優先順位をつけて取り組むと効率が上がります

リストアップした項目に優先順位を付けることで、その順番に位置や大きさを考えます。

1、応接室
2、業務スペース
3、ミーティング室
4、役員スペース
5、複合機、シュレッダー設置スペース
6、収納

1、応接室

まずは、一番決めやすい応接室からです。
小規模のオフィスの場合、入り口からなるべく近い場所に応接室を設置することがほとんどですので、入り口を入ってすぐの場所に応接室の場所を決めます。
給湯室からお茶を運ぶことを考えると、給湯室からの導線も考えておいた方が良いです。
また、来訪者がお手洗いへ行きやすいようにお手洗いからも比較的近い位置が良いでしょう。
どうしてもオフィスの奥に応接室を設置したい場合には、来客者に見られてはいけないPC画面や書類などを隠す工夫をし、そのための導線を考えなければなりません。
ただし、来訪された方を再び奥へお連れするよりは、すぐにお通しできる入り口付近が最も良いでしょう。最低でも椅子は4席を用意しましょう。

2、業務スペース

社員が仕事をするための業務スペースは最も大切です。
また、新規賃貸オフィスを借りた際には、こだわりたい箇所かもしれません。
しかし、まずは島型の配置でデスクがいくつ置けるのかなどを確認します。
島型配置は壁と人との距離などを確認し、このオフィスにどのような空間が作れるのかを把握するために必要です。フリーアドレスや壁向きの配置をお考えの方も、まずは設置できるものの最大値を知ることが大切です。そうすることで効率的に配置が可能になります。

3、ミーティングスペース

小中規模の会社の場合、は応接室とミーティングルームを兼用している場合が多く、スペースの無駄をなくし効果的に空間を利用されている企業が多いと思います。
応接室とは別にミーティングルームを設置する場合、入り口周辺の空間が広い場合には、来訪者とのミーティングの可能性を考えて、入り口付近に設置するのが良いでしょう。
また、来訪者とのミーティングが確実にない場合には、ミーティング内容を来訪者に聞かれないために、オフィスの奥に設置するのが良いでしょう。
小中規模の場合、ミーティングスペースの設置の優先順位は低いと思います。

4、役員スペース

中小企業では役員スペースをあえて設けないところもあり、社内の雰囲気をフラットにしています。
スペースに余裕のある場合には設置しても良いかと思いますが、大体が社員が一望できる上座にデスクを設置するのが一般的です。
役員という肩書きを社員に対してはっきりと示したい場合や、来訪者に対して役員の格を表明したい場合に役員スペースは有効です。

5、複合機、シュレッダーのスペース

これらの位置は、コンセントの位置に関係しますので第一にコンセントの位置を確認することが大切です。
もし、配線工事のできるオフィスであれば、業務スペースから近く、それぞれの従業員の席から使いやすい場所に設置することが大切です。
しかし、そうもいえない場合には、頻繁に印刷やコピーをする人の近くに設置することで、業務効率向上につなげてください。

6、収納スペース

収納スペースは、業務の席が決まってから最後に決めます。
その理由として、個人情報や契約書の保管義務のある経理や総務の近くに収納スペースを置くことが多いため、使用頻度の高い人の近くに設置するのが最も仕事効率が上がります。
多くの場合、オフィスの奥に設置され、入り口からはなるべく遠い位置に設置されるのが一般的です。また、大切な書類を保管する場合には、鍵付きの保管庫が必要になります。

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まとめ

オフィスデザインを考える上で、優先順位を決めてから取り組むことで、効率よく無駄のないデザインが可能になります。
何から始めたら良いのかわからない時には、まず必要なスペースをリストアップし、どのスペースから決めるのかの順位付けをおこない、効率よくデザインをおこなってください。
オフィスというのは、一度デスクの位置や収納スペースなどを決めてしまうと中々変更しづらくなりますので、最初にどの位置に何を置くかが大切です。
また席の順番についても、その方の業務に合わせて位置を決め、経理や総務はなるべく奥の席で社内の情報を扱い、上席はなるべく奥の席に座るのが一般的です。
業務効率を考えたオフィスデザインで、業績アップにつなげてください。

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