バーチャルオフィスの郵便物・荷物受け取りを徹底解説！転送頻度や6つの重要事項とは？

この記事では、バーチャルオフィスに届いた郵便物や荷物受け取りについて解説します。

バーチャルオフィスの利用を検討している方の中には、「そもそもバーチャルオフィスで郵便物は受け取ってもらえるの？」

という疑問をお持ちの方もいるかと思います。

結論からいうと、バーチャルオフィスでも郵便物や荷物は問題なく受け取ってもらえます。

ただ、バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りでは、注意すべきこともいくつかあります。

そこで今回は、バーチャルオフィスの郵便物と荷物受け取りに関する「6つの重要事項」もあわせてご紹介します。

後になって「こんなはずではなかった」と後悔しないよう、ぜひ最後までお読みください！

バーチャルオフィスで郵便物や荷物受け取りしたものはどうなるか？

バーチャルオフィスとは、そもそも実際の作業スペースのない架空のオフィスです。

そのため、「郵便物や荷物受け取りは対応してもらえるのか？」と心配になる人もいるでしょう。

安心してください、もちろんバーチャルオフィスでも郵便物や荷物受け取りを行っています。

また、バーチャルオフィスでは、受け取りした荷物や郵便物を自宅に転送してくれるサービスもあります。

まず、郵便物や荷物は、利用者がHPなどで公開しているバーチャルオフィスの住所に一旦届きます。

バーチャルオフィスでは、そういった郵便物や荷物を一時保管して、利用者が要求したタイミングで転送するのです。

ただし、転送される郵便物や荷物の間隔や回数は、バーチャルオフィスによって異なるので注意しましょう。

バーチャルオフィスで郵便物や荷物受け取りした際の転送頻度

前項でも説明しましたが、郵便物や荷物の転送頻度は、バーチャルオフィスによって異なります。

バーチャルオフィスによる郵便物や荷物の転送頻度は、「毎日」「週1回」「月1回」というパターンが一般的です。

このとき、郵便物の頻度は、行っている事業内容によって決めるとよいでしょう。

郵便物が多い方や、重要な郵便物を取り扱う人は、毎日転送してもらう方がおすすめです。

一方で、郵便物のやり取りがほとんどないという場合は、週１回または月１回でも問題ないでしょう。

いずれにしても、郵便物の量や重要度などに合わせて利用することがポイントです。

しかし、バーチャルオフィスによっては、そもそも郵便転送に対応していない場合もあります。

そのため、バーチャルオフィスの契約時は、郵便転送の有無をしっかり確認しておくことが重要です。

バーチャルオフィスの郵便物と荷物受け取りから転送までの流れ

ここでは、バーチャルオフィスに届いた郵便物が転送されるまでの流れを説明します。

バーチャルオフィスによって、多少の違いはありますが以下の流れが一般的となっています。

バーチャルオフィスに郵便物や荷物が届く

まずは郵便物や荷物がバーチャルオフィスに届くと、常駐するスタッフが受け取ります。

通常、郵便物はポストに投函されるか、スタッフが直接受け取ることもあります。

荷物などは、スタッフが受け取るケースが大半です。

バーチャルオフィスで郵便物や荷物の内容を確認

スタッフによる郵便物や荷物の受け取りが完了すると、つぎは内容の確認作業です。

そして、郵便物や荷物の宛先と内容を確認したら、利用者ごとのプランに合わせて転送対応します。

中には転送サービスを利用しないこともあるので、そういった場合は一旦バーチャルオフィスが管理・保管をします。

バーチャルオフィスが郵便物や荷物の転送を行う

郵便物や荷物の確認作業が完了すると、利用者のプランに合わせて転送作業を行います。

また、転送方法はバーチャルオフィスによって違うこともありますが、一般的な方法は郵便か宅配便です。

中には、メール便を利用する場合や、利用者によっては直接引取りにくるケースもあります。

バーチャルオフィスで郵便物や荷物受け取りしたものは直接取りに行けるか？

バーチャルオフィスでは、郵便物や荷物の転送サービスを行っています。

ただ、バーチャルオフィスが受け取りした郵便物や荷物は、利用者が直接受け取ることもできます。

しかし、バーチャルオフィスによっては、利用者の直接引取りを許可していない場合があるので注意が必要です。

そのため、利用するバーチャルオフィスの規約やルールを、事前に確認しておくことが大切です。

いずれにせよ、自分で郵便物や荷物を受け取りに行けば、転送費用は発生しません。

また、転送してもらう場合は時間がかかるので、急いでいる方は直接受け取る方がよいでしょう。

バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りの料金相場

大抵のバーチャルオフィスは、郵便物や荷物の転送サービスに対応しています。

一般的に、郵便物や荷物受け取りだけなら、基本料金の中に含まれています。

ただ、転送サービスを利用する場合は、有料になることもあるので注意が必要です。

たとえば、「〇通までなら無料」「1回〇〇g以下の量なら基本料金に含む」というように、バーチャルオフィスによって違ってきます。

とはいえ、転送費用の相場を抑えておけば、大きく損をすることはないでしょう。

また、転送費用の相場としては、250g以下で400円前後が目安となります。

基本料金は安いものの、「郵便物や荷物の転送費用が高額になってしまった」という事態にならないよう気を付けましょう。

バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りでは簡易書留も対応可能？

これからバーチャルオフィスを利用する人の中には、「簡易書留の書類も受け取りしてもらえるか？」という疑問を持つ方もいるでしょう。

結論からいうと、ほとんどのバーチャルオフィスが簡易書留の受け取りに対応しています。

基本的な流れとしては、バーチャルオフィスに簡易書留が届くと、まずは利用者に到着通知が送信されます。

到着通知は登録されたメールアドレス、またはバーチャルオフィス専用のアプリなどに届くケースが一般的です。

また、バーチャルオフィスによっては、簡易書留の転送サービスまで行っているところもあります。

しかし、転送サービスは有料になる場合があるので注意が必要です。

さらに、中には簡易書留の受け取りに対応していないバーチャルオフィスの存在します。

よって、簡易書留のやり取りが多い方は、バーチャルオフィス利用規約などをしっかりとチェックしておきましょう。

バーチャルオフィスで郵便物や荷物受け取りできないもの

バーチャルオフィスでは、ほとんどの郵便物や荷物受け取りに対応しています。

しかし、上に記載したリストは、基本的に受け取りできないので注意しましょう。

まず大型荷物ですが、バーチャルオフィスでは大きな収納スペースがないので受け取りができません。

それから、危険物においても安全面で保証できないので受け取り不可となっています。

つぎに、現金書留・小為替・有価証券については、基本的に本人確認が必要です。

したがって、バーチャルオフィスの受け取りサービスでは対応していません。

代金引換は、届いた荷物の代金を配達員に支払うものです。バーチャルオフィスでは、利用者の代わりに代金をしはらえないので対応不可です。

以上のように、バーチャルオフィスでは受け取りできない郵便物や荷物が多数あります。

また、こういったものが届いたときは、「差出人に返却される」か「利用者が直接引き取る」必要があるので気を付けてください。

バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りで確認すべき6つの重要事項

こちらでは、バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りで確認すべき6つの重要事項について解説します。

郵便物や荷物受け取りの対応は、バーチャルオフィスによって異なります。

契約してから後悔しないように、しっかりと確認しておきましょう。

①郵便物や荷物が到着した際の確認方法

バーチャルオフィスの契約時に確認すべき1つ目は、郵便物や荷物が到着した際の確認方法です。

郵便物や荷物が届くと、バーチャルオフィスは到着したことを利用者に知らせてくれます。

一般的に多いのが、メールや専用アプリ、SNSでの確認といったものです。

ただ、中には郵便物が頻繁に届く人や、荷物が届いたらすぐに確認したい方もいるでしょう

そんな時は、郵便物や荷物が届く度に通知してくれる、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。

②郵便物や荷物に対する対応方法

バーチャルオフィスに届く、郵便物や荷物といっても内容は様々です。

よって、バーチャルオフィスに届いた郵便物や荷物に対する対応方法も確認しておきましょう。

大抵のバーチャルオフィスなら「来店受け取り」「転送」「破棄」に対応しています。

このとき、専用アプリや会員サイトなど、ネットからの指示できるバーチャルオフィスがおすすめです。

また、バーチャルオフィスの管理画面に履歴が残るようになっていれば、万が一トラブルがあっても安心です。

③郵便物や荷物の受け取り方法

バーチャルオフィスを利用する際、郵便物や荷物の受け取り方法もしっかりと確認しておくことが重要です。

それは、バーチャルオフィスによって、転送サービスに対応していない場合もあるからです。

転送サービスがないと、バーチャルオフィスに届く郵便物や荷物を、毎回引き取りに行かなくてはなりません。

バーチャルオフィスに近くにあるならまだしも、自宅から遠く離れていたら非常に手間や時間がかかります。

他にも、「急ぎの際は速達に対応しているか」「転送サービスの回数制限はあるか」なども、合わせてチェックしておくとよいでしょう。

④郵便物や荷物の転送費用

今現在、多くのバーチャルオフィスが、郵便物や荷物の転送サービスを行っています。

しかし、転送サービスは有料になる可能性が高いので、転送費用を確認しておくことも重要な確認事項です。

基本的に、バーチャルオフィスによって転送費用は違います。

転送費用が基本料金に含まれているケースや、転送するたびに利用者がすべて負担する場合などさまざまです。

郵便物のやり取りがほとんどなければ問題ありませんが、頻度の多い方は費用の負担が大きくなる可能性があるので注意しましょう。

⑤郵便物や荷物にかかる手数料の有無

バーチャルオフィスの転送サービスを利用にあたっては、手数料の有無についても確認が必要です。

なぜなら、バーチャルオフィスの転送サービスでは、郵便物や荷物受け取りにも手数料が発生することもあるからです。

また、無料の範囲を超えた郵便物の転送や、梱包代などにも手数料がかかることもあります。

手数料は数百円程度ではありますが、回数が多くなれば負担も大きくなるでしょう。

あらかじめチェックしておき、まかなえる範囲かどうか決めておくことが大切です。

⑥郵便物や荷物の破棄方法

バーチャルオフィスには、人によって不要な郵便物や荷物が届くこともあります。

しかし、郵便物や荷物のラベルには、当然ですが個人情報が記載されています。

したがって、郵便物や荷物の破棄方法も必ず確認しておきましょう。

おすすめは、シュレッダーや溶解処理などの対応をしてくれるバーチャルオフィスです。

思わぬトラブルに巻き込まれないよう、個人情報の漏洩は確実に防ぎましょう。

バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取り(まとめ) 

今回は、バーチャルオフィスの郵便物や荷物受け取りについて、徹底的に解説しました。

今現在、ほとんどのバーチャルオフィスでは、郵便物や荷物の受け取りに対応しています。

また、受け取った郵便物や荷物は、自宅に転送してくれるケースが一般的です。

しかし、バーチャルオフィスによっては、転送サービスに対応していない場合もあります。

くわえて、転送頻度や手数料なども異なるので注意が必要です。

いずれにしても、郵便物や荷物のやり取りはビジネスに必要不可欠です。

以上の内容をしっかりと理解し、上手にバーチャルオフィスを活用しましょう。